Aby utworzyć Fundusz Wydzielony w Fundacji FLZB należy zebrać co najmniej trzy osoby które będą chciały pracować na rzecz dobra wspólnego. Określą swój cel, spójny z celami statutowymi Fundacji FLZB i złożą pismo do Zarządu Fundacji z prośbą o utworzenie takiego Funduszu. W piśmie powinno się znaleźć:
- nazwa grupy inicjującej powstanie nowego Funduszu,
- cele przyszłych działań (spójne z celami statutowymi Fundacji FLZB),
- spis osób które będą aktywnie działać w tym Funduszu.
Następnie po zaakceptowaniu pisma przez Zarząd Fundacji przyszły Fundusz uzyskuje status "Fundusz Wydzielony w trakcie tworzenia". Taki Fundusz ma już wszystkie prawa jak Fundusz Wydzielony oprócz możliwości wydatkowania pieniędzy. Po zebraniu kapitału żelaznego (5.000 zł) i opracowaniu swojego regulaminu, Rada Fundacji większością głosów powołuje nowy Fundusz Wydzielony.

 

Plusy utworzenia Funduszu Wydzielonego

+ Możliwość pozyskiwania odpisów 1% podatku. Nasza Fundacja posiada status Organizacji Pożytku Publicznego co daje możliwość pozyskiwania odpisów 1% podatku. W zeszłym roku nasza Fundacja pozyskała z tego źródła ponad 100.000zł z czego większość to środki pozyskane przez Fundusze Wydzielone. Najbardziej aktywne Fundusze co roku pozyskują po kilkanaście tysięcy złotych.

+ Możliwość pozyskiwania Darowizn. Osoby fizyczne oraz przedsiębiorcy chętniej przekazują darowizny finansowe jak i rzeczowe na rzecz organizacji pozarządowych ponieważ mogą wówczas korzystać z wysokich odpisów od podatku.

+ Minimum formalności – na początku składa się do Zarządu Fundacji list z chęcią utworzenia takiego Funduszu. Następnie opracowuje się Regulamin (jedna strona A4) w którym jest zawarte co taki Fundusz będzie wspierał i kto będzie nim zarządzał (Komisja Funduszu). Regulamin, komisję funduszu zatwierdza Rada Fundacji. Wszelkie obowiązki związane z księgowością i sprawozdawczością wykonują pracownicy Fundacji FLZB.

+ Autonomia – wszelkie decyzje o wydatkowaniu środków podejmuje komisja funduszu wydzielonego. Decyzje komisji są następnie formalnie zatwierdzana przez Zarząd Fundacji.

+ Promocja – Fundacja wspiera fundusze wydzielone materiałami promocyjnymi przy pozyskiwaniu 1% np.: kalendarzyki, ulotki, plakaty, kuferki promocyjne, krówki promocyjne, itd.

+ Zysk z inwestycji Kapitału Żelaznego – Rada Fundacji najaktywniejszym Funduszom przydziela środki finansowe z podziału zysku uzyskanego przez inwestycje kapitału żelaznego Fundacji.

+ Kapitał Żelazny 5000zł – aby utworzyć Fundusz Wydzielony należy uzbierać 5000zł kapitału żelaznego Funduszu. Może on być zbierany w różny sposób np. zbiórki, imprezy promocyjne, odpisy 1% podatku, darowizny itd. Fundusz ten jest nienaruszalny i stanowi zabezpieczenie działań Funduszu Wydzielonego. W razie rozwiązania Funduszu Wydzielonego (jeszcze się to przez 10 lat nie zdarzyło) Kapitał Żelazny Funduszu Wydzielonego nie jest zwracany założycielom.
 

Lokalny Fundusz Wieczysty

 

Fundusz Wieczysty to suma Kapitału Żelaznego i Idei (definicja zaproponowana przez Pawła Łukasiaka i Karolinę Jurek – przedstawicieli ARFP)
Lokalny Fundusz Wieczysty to taki który:
- dysponuje Kapitałem Żelaznym na poziomie min 3.000 zł
- pozyskuje dodatkowo każdego roku na działalność nie mniej niż 1.000 zł

 

 

Wyróżniamy trzy typy Lokalnych Funduszy Wieczystych
A/ Fundusze tworzone na potrzeby przejrzystości rozliczeń lokalnej organizacji
B/ Fundusze obsługiwane przez lokalną organizację
C/ Fundusze w trakcie tworzenia

 

 Poniższa analiza została przygotowana na podstawie przykładu Fundacji Fundusz Lokalny Ziemi Biłgorajskiej.

A/ Fundusze tworzone na potrzeby przejrzystości rozliczeń

1. Fundusz Statutowy
- Gromadzi fundusze przekazywane przez darczyńców na działalność statutową.
- Środki na Fundusz Statutowy wpłacają osoby, które popierają działania organizacji i nie określają dokładnie przeznaczenia przekazywanych funduszy.
- sposobie wykorzystania środków tego Funduszu decyduje Zarząd i Rada FL.

2.Fundusz Kapitału Żelaznego
- stanowi podstawę stabilności organizacji,
- stanowi gwarancję niezależności,
- powinien być systematycznie powiększany, tak aby pożytki z niego gwarantowały znaczące finansowanie potrzeb lokalnej społeczności,
- decyzje o inwestowaniu i zarządzaniu kapitałem żelaznym podejmuje Zarząd w porozumieniu z Radą FL .

3. Fundusz Organizacyjny
- Przechowalnia dla środków nie rozliczonych,
- Przechowalnia dla środków zebranych na Fundusze Wieczyste, jeszcze nie utworzone,
- Rezerwa na zdarzenia nagłe, wcześniej nie przewidziane,
- Rezerwa pozwalająca elastycznie podejmować decyzje finansowe.

4. Fundusz Rozwoju
- zapewnia rozwój FL,
- buduje podstawy samowystarczalności,
- finansuje koszty szkoleń i podnoszenia kwalifikacji pracowników,
- finansuje zakup środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,
- finansuje wynagrodzenia i funduje nagrody,
- wzmacnia kapitał żelazny,
- wspiera działalność społeczną i wolontariat.

5. Fundusz Dotacji/Grantowy
- Najważniejszy Fundusz Wydzielony, stanowi o sensie funkcjonowania FL.
- Powinien mieć swój duży KŻ.
- Powinien mieć regulamin.
- Powinien mieć jasno określone zasady.
- Powinien mieć profesjonalną Komisję Grantową.
- Powinien mieć rytuał związany z organizacją Konkursów Grantowych.

6. Fundusz Stypendialny
- Drugi bardzo ważny Fundusz Wydzielony.
- Powinien mieć swój duży KŻ.
- Powinien mieć wiele zróżnicowanych źródeł finansowania.
- Powinien mieć regulamin.
- Powinien mieć jasno określone zasady.
- Powinien mieć profesjonalną Komisję Stypendialną.
- Powinien mieć rytuał związany z organizacją Konkursów Stypendialnych.
- Powinien angażować stypendystów w działania rozwojowe i promocyjne.

 

Dla lokalnej organizacji

Szanowni Państwo to jest dział przeznaczony dla lokalnych organizacji/Funduszy Lokalnych które chcą obsługiwać Lokalne Fundusze Wieczyste. Poniższe informacje, wskazówki oraz dokumenty są efektem doświadczenia Fundacji Fundusz Lokalny Ziemi Biłgorajskiej oraz częściowo wypracowane przez członków Federacji Funduszy Lokalnych w Polsce.

 

Pierwsze kroki

Aby w ramach swojej organizacji powoływać nowe Fundusze potrzebują państwo uchwały i "regulaminu obsługi funduszy wieczystych" zatwierdzonych przez odpowiednie organy (rada/walne zebranie członków).  Proponujemy aby w zasadach obsługi Funduszu znalazły się następujące punkty:

1. Fundusz Wieczysty zobowiązany jest do promocji państwa organizacji oraz wyraża zgodę na wykorzystanie jego wizerunku w materiałach reklamowych i stronie internetowej Fundacji.

2. Fundusz Wieczysty przed wydaniem własnych materiałów promocyjno-informacyjnych musi skonsultować ich treść i projekt graficzny z Zarządem/Pracownikami państwa organizacji.

3. Fundusz Wieczysty powinien wykazać sie aktywnością nie mniejsza niż 500 zł rocznie po stronie przychodów.

4. Komisja Funduszu Wieczystego ma obowiązek zgłoszenia Zarządowi z 14 dniowym wyprzedzeniem chęci wydatkowania kwoty powyżej 1000 zł.

5. Komisja Funduszu Wieczystego zobowiązana jest dostarczyć uchwałę o wydatkowaniu środków wraz z dokumentami księgowymi w ciągu 7 dni od daty zakupu.

6. Wydatkowanie środków przez Fundusz musi być potwierdzone dokumentem księgowym (faktura/rachunek). W/w dokument księgowy musi być wystawiony na państwa organizację.

7. W przypadku gdy właścicielem Funduszu Wieczystego jest Stowarzyszenie dopuszcza sie możliwość przekazania środków na konto na podstawie umowy darowizny. Potwierdzeniem wydatkowania środków z tej darowizny jest Raport z załącznikami (dołączone przykłady dokumentów na dole niniejszej strony).

8. Fundusz Wieczysty może przeznaczyć na działania promocyjno-informacyjne do 5% rocznie wydatkowanych w ramach funduszu środków.

9. Jeśli Fundusz Wieczysty nie będzie stosować sie do w/w zasad, Zarząd państwa organizacji może odmówic zatwierdzenia uchwały i wypłaty środków.

 

Etapy tworzenia

1. Zainteresować tym tematem osobę, grupę osób, organizację ...
2. Określić cel i nawę przyszłego Funduszu
3. Podpisać list intencyjny
4. Zebrać wymagane minimum na Kapitał Żelazny
5. Uzgodnić regulamin
6. Wybrać Komisję Funduszu
7. Zatwierdzić regulamin

 

1. Zainteresować tym tematem osobę, grupę osób, organizację ...

Organizacja musi sama wyjść to potencjalnych osób, grup czy organizacji z ofertą utworzenia Lokalnego Funduszu Wieczystego. Z doświadczenia Fundacji FLZB wynika, że najtrudniej jest na początku. Pierwsze Fundusze Wieczyste owocują kolejnymi które na ich przykładzie już same wychodzą z inicjatywą utworzenia nowego Funduszu. W przypadku gdy organizacja posiada wiele Funduszy Wieczystych zalecamy aby skupić się na Funduszach które będą zajmować się innymi celami niż te istniejące (np. Fundusz Ekologiczny gdy nie mamy żadnego podobnego Funduszu). Zachęcamy do skorzystania z poniższych materiałów promocyjnych Fundacji FLZB.

2. Określić cel i nawę przyszłego Funduszu

Cel przyszłego Funduszu musi być zgodny ze statutem państwa organizacji oraz z celami ustawy o pożytku publicznym i wolontariacie. Zalecamy aby cel nie był zbyt szczegółowy ponieważ może on uniemożliwić w przyszłości realizację różnych inicjatyw Funduszu.  Przykładem może być np. Fundusz Szkolny którego celem ogólnym może być wspieranie inicjatyw oświatowych danej szkoły. Jeżeli taki cel określimy szczegółowo np. " tylko fundowanie stypendiów naukowych" to prędzej czy później okaże się, że nie będziemy mogli kupić wyposażenia do szkoły czy dofinansować wycieczki biednemu uczniowi.

W przypadku nazwy Funduszu należy zwrócić uwagę na to by:

-  nie był taki sam lub bardzo podobny do już obsługiwanego funduszu,

- kojarzył się z danym Funduszem, jego celem i działalnością,

- nie był zbyt skomplikowany lub trudny do zapamiętania.

Powyższe zasady są ważne w przypadku gdy Fundusze te będą pozyskiwać odpisy 1% podatku za pośrednictwem państwa organizacji. Zachowanie zasad nazewnictwa pozwoli również na uniknięcie bałaganu w przyszłej współpracy z funduszami.

3. Podpisać i złożyć list intencyjny

Inicjatorzy nowego Funduszu na początku muszą przygotować list do Zarządu państwa organizacji. W liście powinno się znaleźć:
- nazwa grupy inicjującej powstanie nowego Funduszu (później będzie to nazwa Funduszu),
- cele przyszłych działań (spójne z celami statutowymi państwa organizacji),
- spis osób które będą aktywnie działać w tym Funduszu (zalecamy aby było to od 3 do 5 osób).
Następnie po zaakceptowaniu pisma przez Zarząd państwa organizacji, wnioskujący uzyskują status "Lokalnego Funduszu Wieczystego w trakcie tworzenia". Taki Fundusz ma już wszystkie prawa jak Fundusz Wieczysty oprócz możliwości wydatkowania pieniędzy.

4. Zebrać wymagane minimum na Kapitał Żelazny

Formy zbierania Kapitału Żelaznego są różne np. zbiórka publiczna, wpłaty od darczyńców, zbieranie z odpisów 1% podatku itd. Wysokość tego kapitału zawsze wyznacza państwa organizacja. Proponujemy aby była to kwota min. 3000 zł w przypadku Fundacji FLZB jest to min. 5000zł. Warto o to zadbać gdyż jest to element wiążący dany Fundusz z państwa organizacją oraz jest to również forma budowania Kapitału Żelaznego państwa organizacji.

 

5. Uzgodnić regulamin. Wybrać Komisję Funduszu i zatwierdzić regulamin.

Regulamin jest podstawowym dokumentem regulującym najważniejsze kwestie danego Funduszu tj:

- cele na jakie może on wydawać środki,

- osoby które w jego imieniu podejmują decyzje czyli KOMISJĘ FUNDUSZU.

Ze względu na przejrzystość warto zadbać aby taki regulamin mieścił się na jednej stronie formatu a4. Regulaminy funduszy można znaleźć w opisach funduszy. Tak przygotowany regulamin po konsultacjach z Zarządem/Pracownikami  państwa organizacji przedstawia się odpowiednim władzom (Rada/ Walne Zgromadzenie). Dobrze by było aby przy zatwierdzeniu odpowiednią uchwałą nowego Funduszu i jego regulaminu, jedna osoba opisała zebranym przyszłe cele i działania nowego Funduszu.

Zasady funkcjonowania

1. Określanie celów szczegółowych
2. Zbieranie funduszy
3. Podejmowanie decyzji w sprawie wydatkowania
4. Weryfikacja zgodności wydatkowania z regulaminem FW i przepisami
5. Zatwierdzanie wydatkowania środków FW
6. Sprawdzanie stanu środków na FW
7. Rozliczenie, sprawozdanie

 

1. Określanie celów szczegółowych

Fundusz Wieczysty zawsze ma możliwość zmiany swoich celów czy komisji. Jednak aby ta decyzja była wiążąca musi opracować nowy/poprawiony regulamin. taki regulamin dopiero po akceptacji odpowiednią uchwałą Rady/Walnego Zgromadzenia jest wiążący. Dlatego warto dobrze zastanowić się nad celami na etapie tworzenia pierwszego regulaminu.

2. Zbieranie Funduszy

Jeżeli państwa organizacja ma statut Organizacji Pożytku Publicznego (dłużej niż dwa lata) państwa Fundusz Wieczysty ma możliwość pozyskiwania odpisów 1% podatku. Taki fundusz posługuje się KRS państwa organizacji a w PIT w celu szczegółowym wpisuje nazwę swojego Funduszu. Odpisy 1% podatku są bardzo ważnym a czasem najważniejszym elementem pozyskiwaniem środków n działania. Najbardziej aktywne Fundusze Wieczyste w Fundacji Fundusz Lokalny co roku pozyskują nawet po kilkanaście tysięcy złotych.

Kolejnym sposobem zbierania środków są Darowizny. Osoby fizyczne oraz przedsiębiorcy chętniej przekazują darowizny finansowe jak i rzeczowe na rzecz znanych organizacji pozarządowych ponieważ:

-  mogą korzystać z odpisów od podatku,

- mają większe zaufanie do znanych organizacji,

- wizerunkowo jest to bardziej atrakcyjne tzn. państwa organizacja darczyńcy może zaoferować dużo więcej np. podziękowanie w mediach czy w internecie, zaproszenie na bal darczyńców czy inne wydarzenia państwa organizacji itd.

 

3. Podejmowanie decyzji w sprawie wydatkowania. 4. Weryfikacja zgodności wydatkowania z regulaminem FW i przepisami. 5. Zatwierdzanie wydatkowania środków FW

Decyzje w sprawie wydatkowania kwot podejmuje komisja danego Funduszu w formie uchwały. Jest to decyzja wiążąca dopiero po zatwierdzeniu jej przez Zarząd państwa organizacji. W praktyce wygląda to tak, że po wpłynięciu uchwały danego Funduszu, Zarząd zatwierdza ją oddzielną swoją uchwałą wcześniej sprawdzając jej zgodność z regulaminem Funduszu. Fundacja FLZB dla przejrzystości stosuje zbiorczą uchwałę Zarządu  tzn. jedną uchwałą  zatwierdza kilka uchwał Funduszy Wieczystych. Warto również wprowadzić do rozliczeń z Funduszami Wieczystymi kilka poniższych zasad:

• Komisja Funduszu Wieczystego ma obowiązek zgłoszenia Zarządowi z 14 dniowym wyprzedzeniem chęci wydatkowania kwoty powyżej 1000 zł.
• Komisja Funduszu Wieczystego zobowiązana jest dostarczyć uchwałę o wydatkowaniu środków wraz z dokumentami księgowymi w ciągu 7 dni od daty zakupu.
• Wydatkowanie środków przez Fundusz musi być potwierdzone dokumentem księgowym (faktura/rachunek). W/w dokument księgowy musi być wystawiony na państwa organizację.
• W przypadku gdy właścicielem Funduszu Wieczystego jest Stowarzyszenie dopuszcza sie możliwość przekazania środków na konto na podstawie umowy darowizny. Potwierdzeniem wydatkowania środków z tej darowizny jest Raport z załącznikami (dołączone przykłady dokumentów na dole niniejszej strony).
• Fundusz Wieczysty może przeznaczyć na działania promocyjno-informacyjne do 5% rocznie wydatkowanych w ramach funduszu środków.

6. Sprawdzanie stanu środków na FW

Warto minimalizować koszty utrzymania Funduszy Wieczystych dlatego polecamy aby środki każdego Funduszu były wyodrębnione księgowo na jednym koncie głównym państwa organizacji. Pozwoli to na wspólne zarządzanie środkami (planowanie lokat, niższe koszty obsługi konta). Stan środków każdego funduszu powinien być wykazany w sprawozdaniu rocznym państwa organizacji oraz na żądanie komisji Funduszu.

Zasady tworzenia (75,8 KB)
Zasady obsługi (78,59 KB)

 

Dla tych, którzy chcą utworzyć swój fundusz

Jeżeli jesteście grupą osób którą łączy wspólny długofalowy cel to warto utworzyć Lokalny Fundusz Wieczysty. Taki Fundusz mogą utworzyć m.in.:

- grupy nieformalne,

- organizacje pozarządowe,

- kluby sportowe,

- instytucje publiczne jak szkoły, biblioteki, muzea itd.

 

 

Aby utworzyć Fundusz Wieczysty należy:

1. znaleźć lokalną organizacje która obsługuje takie fundusze (można skorzystać z pomocy Federacji Funduszy Lokalnych w Polsce www.ffl.org.pl)

2. zebrać co najmniej trzy osoby które będą chciały pracować na rzecz dobra wspólnego.

3. Określić swój cel, spójny z celami statutowymi lokalnej organizacji

4. Złożyć pismo do Zarządu lokalnej organizacji z prośbą o utworzenie takiego Funduszu. W piśmie powinno się znaleźć:

- nazwa grupy inicjującej powstanie nowego Funduszu,

- cele przyszłych działań (spójne z celami statutowymi lokalnej organizacji),

- spis osób które będą aktywnie działać w tym Funduszu.

Następnie po zaakceptowaniu pisma przez Zarząd przyszły Fundusz uzyskuje status "Fundusz Wydzielony w trakcie tworzenia". Taki Fundusz ma już wszystkie prawa jak Fundusz Wieczysty oprócz możliwości wydatkowania pieniędzy. Po zebraniu kapitału żelaznego (w zależności od decyzji lokalnej organizacji) i opracowaniu swojego regulaminu, Rada/Walne zgromadzenie większością głosów powołuje nowy Fundusz Wydzielony.

 

Plusy utworzenia Funduszu Wydzielonego

 

+ Możliwość pozyskiwania odpisów 1% podatku (jeżeli Lokalna Organizacja posiada ponad dwa lata statut Organizacji Pożytku Publicznego. Najbardziej aktywne Fundusze co roku pozyskują po kilkanaście tysięcy złotych.

Schemat przepływu środków z 1% podatku.

+ Możliwość pozyskiwania Darowizn. Osoby fizyczne oraz przedsiębiorcy chętniej przekazują darowizny finansowe jak i rzeczowe na rzecz organizacji pozarządowych ponieważ mogą wówczas korzystać z wysokich odpisów od podatku.

Schemat przepływu środków z darowizn.

+ Minimum formalności – na początku składa się do Zarządu list z chęcią utworzenia takiego Funduszu. Następnie opracowuje się Regulamin (jedna strona A4) w którym jest zawarte co taki Fundusz będzie wspierał i kto będzie nim zarządzał (Komisja Funduszu). Regulamin, komisję funduszu zatwierdza Rada/Walne Zgromadzenie. Wszelkie obowiązki związane z księgowością i sprawozdawczością wykonują pracownicy lokalnej organizacji.

+ Autonomia – wszelkie decyzje o wydatkowaniu środków podejmuje komisja funduszu wieczystego. Decyzje komisji są następnie formalnie zatwierdzana przez Zarząd.

+ Promocja – Lokalna organizacja często wspiera fundusze wieczyste materiałami promocyjnymi przy pozyskiwaniu 1% np.: kalendarzyki, ulotki, plakaty, kuferki promocyjne, krówki promocyjne, itd.

+ Zysk z inwestycji Kapitału Żelaznego – Lokalna organizacja najaktywniejszym Funduszom może przydzielić środki finansowe z podziału zysku uzyskanego przez inwestycje kapitału żelaznego Fundacji.

+ Kapitał Żelazny (w zależności od decyzji lokalnej organizacji) – aby utworzyć Fundusz Wieczysty należy uzbierać np. 5000zł kapitału żelaznego Funduszu. Może on być zbierany w różny sposób np. zbiórki, imprezy promocyjne, odpisy 1% podatku, darowizny itd. Fundusz ten jest nienaruszalny i stanowi zabezpieczenie działań Funduszu Wieczystego. W razie rozwiązania Funduszu Wieczystego Kapitał Żelazny Funduszu Wieczystego  nie jest zwracany założycielom.